ISO 41001:2018 Facility Management– Management System

In economia aziendale il facility management (norme e definizione ufficiale europeo: EN 15221) è l’attività organizzativa che controlla tutte le attività che non riguardano il core business di un’azienda, ovvero produttività d’ufficio, utilities, sicurezza, telecomunicazioni, servizio mensa, manutenzioni, ecc. Nell’accezione oggi di uso più comune, per facility management si intende principalmente tutto ciò che afferisce alla gestione di edifici unitamente ai loro impianti e servizi connessi, quali, ad esempio, gli impianti elettrici e termoidraulici, gli impianti di illuminazione, di condizionamento, ma anche i servizi di pulizia, ristorazione aziendale, portineria, giardinaggio, flotta aziendale, vigilanza, ecc.

Negli ultimi anni lo sviluppo del Facility management ha reso sempre più necessario un processo di armonizzazione. Questo processo di condivisione e armonizza­zione appare ancor più importante se si con­sidera che il settore della gestione degli edifici ha visto negli ultimi decenni una crescita im­portante del volume di affari dei servizi ester­nalizzati che si stima essere pari a circa 1000 miliardi di dollari di valore dei soli servizi esternalizzati.

Dal 2006 il Comitato Europeo di Normazione CEN ha pubblicato una serie di norme sul facility management (la serie EN 15221) gettando le basi per una corretta armo­nizzazione di termini e prassi di riferimento.

Nel mese di aprile 2018 il TC/267 ISO ha pub­blicato una nuova norma sul tema del facility management – la ISO 41001:2018 Facility mana­gement — Management systems – Requirements with guidance for use – che presenta almeno due interessanti particolarità:

• da un lato è la prima norma del TC/267 che non propone una termino­logia del settore o delle guide di indirizzo ma definisce dei requisiti per le modalità di gestione dei processi di fornitura servizi di FM;
• dall’altro lato la ISO 41001:2018 rappresenta uno dei primi esempi di applicazione “settoriale” dei principi generali definiti dalle norme sui sistemi di gestione – come la ISO 9001:2015, la ISO 14001:2015 o la ISO 45001:2018 – basate sulla cosiddetta “struttura di alto livello” definita da ISO nell’annex SL delle Direttive ISO/IEC che definiscono le modalità di preparazione ed emissione delle norme tecniche inter­nazionali.

Come per gli altri sistemi di gestione la ISO 41001:2018 presenta due concetti che appaiono relativamente nuo­vi: in primo luogo la richiesta esplicita di strutturare una analisi approfondita delle parti interessate e delle loro aspettative e, in secondo luogo, la richiesta di rendere evidente il processo individuazione e analisi dei rischi e delle opportunità legate a tali aspettative.

Dal punto di vista di una organizzazione che eroga servizi di FM il con­cetto di parte interessata è quindi estremamente ampio e riguarda ad esempio, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• il rapporto con l’organizzazione committente (quella che la norma ISO 41001:2018 chiama “demand organization” ovvero “un’entità che ha un bisogno e anche l’autorità di sostenere costi per soddisfare i requisiti”);
• il rapporto con i diversi utenti dell’ambiente costruito che hanno aspet­tative che possono essere anche molto differenziate tra loro;
• il rapporto con le autorità o gli organismi di controllo che ispezionano periodicamente gli edifici e i loro impianti e hanno l’autorità di prescri­vere interventi di adeguamento o di miglioramento;
• il rapporto con tutti i soggetti della filiera di fornitura, da piccole e medie imprese fino a singoli artigiani o professionisti, che le orga­nizzazioni di FM attivano per soddisfare le esigenze dei loro clienti;
• il rapporto con la collettività a scala più am­pia che può subire gli impatti negativi, ad esempio sull’ambiente o sulla sicurezza delle persone, dovuti alle conseguenze di una non adeguata gestione degli edifici e dei loro im­pianti.

Articolo di Claudio Spiriti